Chaque contrôle de qualité fait l’objet d’un rapport qui synthétise clairement les constatations relevées ainsi que les éventuels manquements auxquels l’exploitant est tenu de remédier, assortis des délais impartis. Le rapport doit ensuite détailler toutes les constatations relevées : pour chaque test effectué, au moins ce qui a été mesuré et comment, la(les) norme(s) utilisée(s), les résultats des mesures et l’interprétation de ceux-ci.
Ce rapport doit être transmis au chef du service de radiophysique médicale ou, en son absence, à l’exploitant au plus tard 20 jours calendrier après l’intervention.
Lorsque le chef du service de radiophysique médicale ou, en son absence, l’expert agréé en radiophysique médicale ne reçoit aucune preuve que les mesures correctives nécessaires ont été prises dans les délais impartis, il envoie sans délai une copie de ce rapport à l’Agence en y mentionnant les manquements qui subsistent.
Le rapport doit être conservé dans le système de documentation (registre) du service de contrôle physique (inventaire des appareils capables d’émettre des rayonnements ionisants + appareils de radiothérapie/médecine nucléaire). De la sorte, toutes les informations relatives aux équipements sont centralisées, et leurs durabilité et traçabilité sont garanties.